Фриланс: как уследить за клиентами, дедлайнами и платежами

Многие считают фриланс чем-то несерьезным: он воспринимается как подработка — источник дополнительных денег, получаемых сверх зарплаты на «основной» работе, либо помогающий как-то «перебиться», пока эта основная работа не будет найдена.

На деле же фриланс — это формат полноценной профессиональной деятельности. Настоящий фрилансер — это предприниматель, работающий на себя. Фриланс — это и есть его работа, его бизнес. Отличие от другого бизнеса лишь в том, что фрилансер — это человек-оркестр: он сам и директор, и исполнитель, и продавец, и маркетолог, и бухгалтер. Успех фрилансера зависит от того, насколько хорошо он выполняет все эти функции. Даже очень хороший переводчик, который не умеет себя презентовать, не ведет учет заказов и платежей, не отправляет счета клиентам вовремя и не планирует свою загрузку и политику работы с клиентами, вряд ли будет успешен как фрилансер.

В этой статье мы поговорим о том, как успешно вести свой бизнес.

Не сидите на двух стульях

Многие переводчики и хотели бы перейти на фриланс, но боятся бросить постоянную штатную работу, хоть она их не очень-то устраивает. Но денег не хватает, и потому они подрабатывают по вечерам. Но при наличии штатной работы времени на полноценный фриланс не остается: отработав полный рабочий день, каждый вечер работать в нормальном режиме еще 2–4 часа не получится. Такое совмещение работ не может продолжаться долго. Обессилев за месяц-два ежевечерней гонки, вы будете желать только одного — отдыха.

Рано или поздно вам придется сделать выбор: либо найти штатную работу, которая вас устроит, и не тратить вечера на подработки, либо полностью уйти во фриланс и работать на себя. Воспринимая фриланс как подработку, вы не сможете добиться больших успехов.

Теперь я сам себе господин — и что?

Говорят, что у фрилансера нет руководителей. Это неправда: руководитель у него есть — это он сам. И если это плохой руководитель, то дела будут идти неважно. А руководить собой ничуть не легче, чем руководить другими.

Ступив на фрилансерскую стезю, вы перестаете быть «чистым» переводчиком и превращаетесь в «человека-оркестр»: вам придется постоянно перевоплощаться в маркетолога, продавца, бухгалтера и директора, причем в правильной последовательности.

• Как маркетологу, вам нужно написать презентабельное резюме и создать профили на переводческих биржах. Желательно завести профессиональный блог или веб-сайт и регулярно размещать на них какую-либо информацию, способную заинтересовать потенциальных клиентов и продемонстрировать, что вы «в теме».
• Как продавцу, вам придется искать потенциальных клиентов, общаться с ними, убеждать их в своей компетентности. При этом вам пригодятся материалы, которые вы приготовили в роли маркетолога. Кроме того, вам нужно будет оперативно отвечать клиентам и самому предлагать способы решения их проблем.
• Как бухгалтер, вы должны выставлять счета клиентам, следить за своевременностью оплаты, фиксировать все платежи, «выбивать» долги из неплательщиков, если такие появятся.
• Как директору, вам нужно будет анализировать результаты своей деятельности, строить планы на будущее и задавать направление работы маркетолога и продавца. А еще — контролировать дисциплину исполнителя.
• Как исполнителю, вам нужно качественно выполнять свою работу. Иначе всем остальными вашим ипостасям нечем будет заниматься.

Таким образом, фриланс — это бизнес, а бизнес нуждается в четкой системе и учете. А для этого нужны инструменты.

Какие инструменты?

Уровень 1 — держать все в голове

Всю необходимую информацию теоретически можно держать в голове. Например, помнить, что нужно написать статью в блог, разослать предложение о сотрудничестве трем компаниям, отправить инвойс пяти клиентам, не забыть о сроке промежуточной сдачи текущего заказа, а еще разобраться с неплательщиком и найти файл месячной давности, который просит клиент...

Но ничего не упустить при такой системе будет сложно. Да и мозг лучше «тратить» на основную работу — зачем его загружать тем, что легко автоматизируется?

Уровень 2 — таблицы, папки, почта, планировщики

Можно записывать все заказы в файл Excel или Google Docs, файлы хранить в самостоятельно придуманной структуре, дедлайны записывать в планировщике, а инвойсы создавать в Word и записывать сроки и оплаты в отдельной таблице.

Проблема в том, что потребуется изрядная самодисциплина. Порядок в такой системе придется поддерживать «врукопашную»: для каждой задачи вести отдельный файл, не забывать заносить записи в таблицу и вручную копировать файлы в правильные папки. Составление отчетов при таком подходе усложняется.

Уровень 3 — специализированная система для фрилансеров

Существует масса систем, позволяющих объединить и упорядочить все аспекты профессиональной деятельности фрилансера. Причем некоторые из них разработаны специально для переводчиков. Например, Plunet, XTRF, TO3000, TranslationProjex, QuaHill, Protemos.

Каждая из этих систем имеет свои преимущества и недостатки. Вы можете изучить их стоимость и функционал и выбрать наиболее подходящую. Мы же остановимся на бесплатном и простом решении — Protemos.

Функции

Protemos — это онлайновый сервис (SaaS), разработанный специально для переводческих компаний и переводчиков-фрилансеров.

Система была выпущена на рынок в мае 2016 года в двух вариантах — для бюро переводов и фрилансеров, причем для последних разработчики решили сделать ее бесплатной.

Итак, система позволяет:

• Быстро завести учетную запись. При этом не требуется устанавливать никаких программ, обращаться в службу поддержки или платить за лицензию. Чтобы начать работать, достаточно заполнить стандартные поля — на это уйдет максимум пять минут.

• Хранить данные о клиентах (как потенциальных, так и фактических), с контактами, ценами и условиями оплаты для каждого из них.
• Создавать проекты на основе реальных и потенциальных заказов, указывать, от каких клиентов они поступили, какова стоимость работы и сроки выполнения.
• Хранить файлы, связанные с проектом.
• Автоматически генерировать оферты и инвойсы, отправлять их клиентам непосредственно из системы.
• Фиксировать платежи от клиентов и в любой момент знать, какой из них сколько должен и не просрочены ли счета.
• Автоматически генерировать статистику по клиентам и заказам: как менялся ваш заработок с каждым месяцем, какие клиенты приносят вам больше всего прибыли, какова динамика выставления счетов и оплаты и т. д.
• Экспортировать все таблицы в Excel и обрабатывать их при необходимости.

Пользуясь этой системой, вы упорядочите свою деятельность и освободите массу времени для выполнения переводов. А еще повысите эффективность работы «внутренних специалистов» — маркетолога, продавца, бухгалтера и директора. Они будут вам благодарны. Ваш бизнес перестанет быть «темным ящиком», в котором даже вам сложно разобраться.

Напомним, эта система бесплатна для фрилансеров. Если вы же достигнете такого уровня, что начнете привлекать к выполнению своих заказов коллег и выдавать им работы, в легко сможете обновить систему до версии Enterprise, предназначенную для бюро.

Кроме того, разработчики сейчас собирают отзывы пользователей, чтобы Protemos как можно больше соответствовал вашим ожиданиям. Они будут рады всем предложенным вами идеям.

Подробнее о Protemos вы можете узнать на сайте www.protemos.com, а также на странице Facebook: https://www.facebook.com/protemos. Кроме того, вы можете просмотреть видеоурок и загрузить инструкцию по началу работы для фрилансеров.