Как организовать тендер на перевод

Стремясь найти подходящего поставщика услуг перевода, многие компании объявляют тендер — в надежде выбрать самого компетентного, быстрого и дешевого. Казалось бы, это отличный метод: собираешь информацию обо всех, сопоставляешь — и выбираешь.

Но слишком часто этот метод не срабатывает. Даже если ваша компания всемирно известна, бюро переводов порой не горят желанием бороться за ваши заказы, некоторые добровольно сходят на полпути, а победитель тендера оказывается некомпетентным. Почему так происходит и как этого избежать?

Исходные условия

Исключим случаи коррупции, когда по какой-либо причине тендер — это ни на что не влияющая формальность, изначально рассчитанная на имитацию конкурсного отбора, в то время как «нужное» бюро переводов уже известно заранее. Упомянем лишь, что сам факт наличия таких тендеров отбивает желание участвовать в них.

Рассмотрим ситуацию: вам требуется высокое качество по приемлемой цене. В такой формулировке ваши критерии отбора размыты, т. к. и «высокое качество», и «приемлемая цена» — понятия относительные. Есть некий уровень качества, который устроит вас, и бюджет, который вы считаете приемлемым. К слову, в процессе отбора подрядчиков эти два требования могут оказаться взаимоисключающими, и тогда вам придется искать компромиссное сочетание: либо понизить планку качества, чтобы уложиться в бюджет, либо увеличить бюджет, чтобы достичь нужного качества.

Бюро переводов, которым вы планируете предложить участие в тендере, ничего не известно о ваших требованиях. Поэтому если вы с самого начала не конкретизируете критерии отбора, многие вообще не посчитают нужным участвовать в тендере. Кто-то заподозрит, что на самом деле у вас уже есть подрядчик и вы просто ищете кого-нибудь подешевле.

Вывод: кратко опишите, каковы ваши требования, как будет проходить отбор и что стоит на кону.

Например, можно сформулировать условия так:

Всемирно известная корпорация ищет подрядчика для выполнения перевода. Тема, объемы и срок будут сообщены тем, кто пройдет предварительный бесплатный тест объемом 2000 слов. Методика отбора не оглашается. Желающие принять участие в тендере обязаны прислать заполненную анкету на 20 страниц, приложив копии внутренних уставных документов. Результаты отбора будут сообщены только победителям тендера в течение месяца.

А можно так:

Ищем подрядчика для перевода технической документации к тепловым насосам. Объем работ — примерно 100 тысяч слов в месяц. Бюро переводов должно соответствовать следующим критериям: <перечень>. Для участия в конкурсном отборе необходимо:

1) заполнить анкету;

2) пройти тест на перевод объемом 500 слов;

3) предложить свои цены.

По понятным причинам первый тендер не вызовет ажиотажа на рынке, на второй же будет множество откликов.

Формальности отпугивают

Вышеописанная ситуация со «всемирно известной корпорацией», конечно, гиперболизирована, но она не так уж далека от реальности. Слишком часто крупные компании и государственные учреждения изобретают массу формальных критериев, никак не влияющих на качество и стабильность работы будущего поставщика. Например, еще до успешного выполнения тестового перевода требуют прислать финансовый отчет за предыдущий год или заполнить анкету с десятками вопросов вроде «Как вы сможете обеспечить конфиденциальность, если в вашем офисе открыты окна?» или «Как вы восстановите выполненную работу, если жесткий диск компьютера сломается?».

Взгляните на ситуацию со стороны бюро. У хорошего бюро, скорее всего, множество довольных клиентов, уже убедившихся в его компетентности и регулярно присылающих реальные заказы, а значит — у него масса срочных работ.

И тут в отделе заказов появляется вот такая «темная лошадка». Далеко не все решатся отвлекать на несколько часов (а то и дней) и без того перегруженных менеджеров, лингвистов, бухгалтера, айтишника. Многие посчитают такой самоуверенный запрос несерьезным и просто проигнорируют его. А «клюнут» на него более «голодные» бюро, которые не могут похвастаться качеством и в поисках клиентов хватаются за любую соломинку.

В большинстве бюро переводов хорошо отлажен процесс выполнения заказов, но лишь у единиц отработан процесс длительного прохождения формальностей в тендерах. Чаще всего, поучаствовав в нескольких конкурсах и не добившись никакого результата, они приходят к выводу, что овчинка не стоит выделки, и в дальнейшем просто игнорируют их. Отныне они убеждены: заказчикам, требующим соблюдения множества формальностей, важно не столько качество перевода, сколько соблюдение бюрократического процесса, и участвовать в таких забюрократизированных тендерах наравне с другими означает делить шкуру неубитого медведя.

Итог печален: желающих участвовать в мучительных и бесплодных тендерах оказывается мало, а большинство согласившихся — малоизвестные и некомпетентные бюро.

Таким образом, самые компетентные бюро просто отказываются конкурировать, и заказы достаются бюро похуже. Получается парадокс: стремление повысить качество путем усложнения отбора исполнителей на практике приводит к обратному результату — финальное качество перевода падает.

Чтобы избежать подобных ситуаций, оставьте формальности на последние этапы отбора. Начните с понятных для бюро критериев и стимулов: цена, требуемое качество, объемы работ, сроки. Затем приступите к первичному отбору: предложите всем выполнить тестовый перевод объемом в одну страницу и выясните цены в первом приближении. Составьте простую анкету, заполнение которой потребует не больше часа, — этого будет достаточно, чтобы отсеять большинство гарантированно непроходных кандидатов, не прибегая к сложной бюрократии. А бюро, устраивающие вас по цене и качеству, с куда большей охотой пройдут через все ваши формальные процессы.

Проверка компетенций

Тестирование, анкетирование, сопоставление и анализ данных позволят вам отсеять худшие варианты, но не позволят выбрать лучшие, т. к. качество предоставляемых вам переводов необязательно будет таким же, как на этапе тестирования. «Выложиться» один раз, чтобы заполучить клиента, — это одно, а удерживать такой же уровень постоянно — совсем другое.

Кроме того, качество перевода — всего лишь часть качества обслуживания. Есть еще и сопутствующие нелингвистические факторы — как быстро менеджеры бюро отвечают на ваши письма, соблюдаются ли сроки доставки, эффективно ли организован рабочий процесс, как решаются внезапные проблемы технического характера, способна ли команда бюро оперативно масштабироваться при резком увеличении объема работ и т. д.

Заключение

Прояснить все эти нюансы до начала «полномасштабного» сотрудничества сложно. Единственный способ составить представление о них — взять несколько подрядчиков на испытательный срок и сравнить результаты их работы. Или выбрать одного наиболее перспективного подрядчика и поработать с ним некоторое время, а затем окончательно решить, устраивает ли он вас. Такой подход отнимает массу сил и времени, но резко снижает вероятность стратегической ошибки.

Подробнее процесс отбора бюро переводов мы обсуждали в этой статье.