Як організувати тендер на переклад 

У пошуках відповідного постачальника послуг перекладу багато компаній оголошують тендер — сподіваючись вибрати найкомпетентнішого, найшвидшого та найдешевшого. Здавалося б, це чудовий метод: збираєш інформацію про всіх, зіставляєш — і вибираєш.

Проте занадто часто цей метод не спрацьовує. Навіть якщо ваша компанія всесвітньо відома, бюро перекладів часом не палко бажають боротися за ваші замовлення, деякі добровільно сходять на середині дистанції, а переможець тендера виявляється некомпетентним. Чому так відбувається та як цього уникнути?

Вихідні умови

Виключимо випадки корупції, коли з якої-небудь причини тендер — це формальність, яка ні на що не впливає та від самого початку розрахована на імітацію конкурсного відбору, а «потрібне» бюро перекладів уже давно відоме заздалегідь. Згадаємо лише, що власне факт існування таких тендерів відбиває бажання брати в них участь.

Розгляньмо ситуацію: вам потрібна висока якість за прийнятною ціною. За такого формулювання ваші критерії відбору розмиті, оскільки як «висока якість», так і «прийнятна ціна» — поняття відносні. Є певний рівень якості, який задовольнить вас, і бюджет, який ви вважаєте прийнятним. До речі, у процесі відбору підрядчиків ці дві вимоги можуть виявитися взаємовиключними, і тоді вам доведеться шукати компромісне поєднання: або знизити планку якості, щоб вкластися в бюджет, або збільшити бюджет, щоб досягти потрібної якості.

Бюро перекладів, яким ви плануєте запропонувати участь у тендері, нічого не відомо про ваші вимоги. Тому, якщо ви відразу не конкретизуєте критерії відбору, багато хто взагалі не вважатиме за потрібне брати участь у тендері. Хтось запідозрить, що насправді у вас уже є підрядчик і ви просто шукаєте когось дешевшого.

Висновок: коротко опишіть, які ваші вимоги, як відбуватиметься відбір і що стоїть на кону.

Наприклад, можна сформулювати вимоги так:

Усесвітньо відома корпорація шукає підрядчика для виконання перекладу. Тема, обсяги й термін будуть повідомлені тим, хто складе попередній безоплатний тест обсягом 2000 слів. Методика відбору не оголошується. Бажаючі взяти участь у тендері зобов’язані надіслати заповнену анкету на 20 сторінок, вклавши копії внутрішніх статутних документів. Результати відбору будуть повідомлені тільки переможцям тендера протягом місяця.

А можна інакше:

Шукаємо підрядчика для перекладу технічної документації до теплових насосів. Обсяг робіт — приблизно 100 тисяч слів на місяць. Бюро перекладів має відповідати таким критеріям: <перелік>. Для участі в конкурсному відборі необхідно:

1) заповнити анкету;

2) скласти тест на переклад обсягом 500 слів;

3) запропонувати свої ціни.

Зі зрозумілих причин перший тендер не викличе ажіотажу на ринку, проте на другий буде багато відгуків.

Формальності відлякують

Вищеописана ситуація з «усесвітньо відомою корпорацією», звісно, гіперболізована, але вона не така вже далека від реальності. Занадто часто великі компанії та державні установи вигадують безліч формальних критеріїв, які жодним чином не впливають на якість і стабільність роботи майбутнього постачальника. Наприклад, ще до успішного виконання тестового перекладу вимагають надіслати фінансовий звіт за минулий рік або заповнити анкету з десятками запитань на кшталт «Як ви зможете забезпечити конфіденційність, якщо у вашому офісі відчинені вікна?» або «Як ви відновите виконану роботу, якщо жорсткий диск комп’ютера зламається?»

Погляньте на ситуацію з боку бюро. У хорошого бюро, імовірно, багато задоволених клієнтів, які вже переконалися в його компетентності й регулярно надсилають реальні замовлення, а отже — у нього маса термінових робіт.

І раптом у відділі замовлень з’являється ось така «темна конячка». Далеко не всі зважаться відволікати на кілька годин (або й днів) і так перевантажених менеджерів, лінгвістів, бухгалтера, айтішника. Багато хто вважатиме такий самовпевнений запит несерйозним і просто проігнорує його. А «клюнуть» на нього «голодніші» бюро, які не можуть похизуватися якістю й у пошуках клієнтів хапаються за будь-яку соломинку.

У більшості бюро перекладів добре налагоджено процес виконання замовлень, проте лише в одиниць відпрацьовано процес довготривалого проходження формальностей у тендерах. Найчастіше, взявши участь у кількох конкурсах і не отримавши жодного результату, вони доходять висновку, що шкурка вичинки не варта, і надалі просто ігнорують їх. Відтепер вони впевнені: замовникам, які вимагають дотримання багатьох формальностей, важлива не так якість перекладу, як дотримання бюрократичного процесу, і брати участь у таких забюрократизованих тендерах нарівні з іншими означає ділити шкуру невбитого ведмедя.

Підсумок невтішний: бажаючих брати участь в обтяжливих і безрезультатних тендерах мало, а більшість тих, хто погодився, — маловідомі та некомпетентні бюро.

Отже, найкомпетентніші бюро просто відмовляються конкурувати, і замовлення дістаються гіршим бюро. Виходить парадокс: прагнення покращити якість, ускладнивши відбір виконавців, на практиці призводить до зворотного результату — фінальна якість перекладу стає гіршою.

Щоб уникнути подібних ситуацій, залиште формальності на останні етапи відбору. Почніть зі зрозумілих для бюро критеріїв і стимулів: ціна, очікувана якість, обсяги робіт, терміни. Потім перейдіть до первинного відбору: запропонуйте всім виконати тестовий переклад обсягом в одну сторінку та з’ясуйте ціни в першому приближенні. Складіть просту анкету, заповнення якої займе не більше години, — цього буде достатньо, щоб відсіяти більшість гарантовано непрохідних кандидатів, не вдаючись до складної бюрократії. А бюро, які влаштовують вас за ціною та якістю, пройдуть через усі ваші формальні процеси охочіше.

Перевірка компетенцій

Тестування, анкетування, зіставлення й аналіз даних дадуть змогу відсіяти найгірші варіанти, проте не допоможуть вибрати найкращі, оскільки якість надаваних вам перекладів необов’язково буде такою ж, як на етапі тестування. «Викластися» один раз, щоб здобути клієнта, — це одне, а підтримувати такий самий рівень постійно — зовсім інше.

Крім того, якість перекладу — усього лише частина якості обслуговування. Є ще й супутні нелінгвістичні фактори — як швидко менеджери відповідають на ваші листи, чи дотримуються термінів доставки, чи ефективно організовано робочий процес, як вирішуються раптові технічні проблеми, чи здатна команда бюро оперативно масштабуватися за різкого збільшення обсягу робіт тощо.

* * *

З’ясувати всі ці нюанси до початку серйозної співпраці важко. Єдиний спосіб скласти уявлення про них — взяти кілька підрядчиків на випробувальний термін і порівняти результати їхньої роботи. Або вибрати одного найперспективнішого підрядчика та попрацювати з ним певний час, а потім остаточно вирішити, влаштовує він вас чи ні. Такий підхід потребує багато сил і часу, зате різко знижує вірогідність стратегічної помилки.

Детальніше процес відбору бюро перекладів ми обговорювали в цій статті.