Фриланс: клієнти, дедлайни та платежі під контролем 

Багато хто вважає фриланс несерйозною справою: його сприймають як підробіток — джерело додаткових грошей на додаток до зарплатні на «основній» роботі або тимчасова фінансова підтримка, поки цю роботу не буде знайдено.

Насправді фриланс — це формат повноцінної професійної діяльності. Справжній фрилансер — це підприємець, який працює на себе. Саме фриланс і є його основною роботою, його бізнесом. Відмінність його від іншого бізнесу полягає в тому, що фрилансер — це людина-оркестр: він сам і директор, і виконавець, і продавець, і маркетолог, і бухгалтер. Успіх фрилансера залежить від того, наскільки добре він справляється з такими різноманітними завданнями. Навіть дуже гарний перекладач, який не вміє себе презентувати, не веде облік замовлень і платежів, невчасно надсилає рахунки своїм клієнтам і не планує своє навантаження та політику роботи з клієнтами, — навряд чи стане успішним фрилансером.

У цій статті піде мова про те, як успішно вести свій бізнес.

За двома зайцями

Багато хто з перекладачів і волів би перейти на фриланс, але боїться покинути постійну роботу, хоча вона його й не дуже влаштовує. Але грошей не вистачає, і тому перекладач підробляє ввечері. Проте коли є штатна робота, часу на повноцінний фриланс не залишається: відпрацювавши повний робочий день, перекладати по 2–4 години в нормальному режимі щовечора не вийде. Таке суміщення робіт не триватиме довго. Знесилені за місяць чи два щоденної гонитви, ви бажатимете одного — відпочинку.

Врешті-решт вам доведеться зробити вибір: або знайти штатну роботу, яка вас задовольнить, і не витрачати вечори на підробіток, або ж повністю перейти на фриланс і працювати на себе. Сприймаючи фриланс як підробіток, ви не досягнете великих успіхів.

Тепер я на самоті — і що далі?

Кажуть, що у фрилансера немає керівників. Це неправда. Керівник у нього є — це він сам. І якщо цей керівник поганий, то справи йтимуть кепсько. А керувати собою не легше, ніж керувати іншими.

Обравши шлях фрилансу, ви припиняєте бути «чистим» перекладачем і перетворюєтеся на «людину-оркестр»: вам доведеться постійно перевтілюватися на маркетолога, продавця, бухгалтера й директора, до того ж у правильній послідовності.

• Як маркетологу, вам доведеться написати презентабельне резюме та створити профілі на перекладацьких біржах. Бажано завести професійний блог або вебсайт і регулярно розміщувати на них інформацію, здатну зацікавити потенційних клієнтів і продемонструвати, що ви добре обізнані у своїй сфері.
• Як продавець, ви будете шукати потенційних клієнтів і спілкуватися з ними, переконуючи їх у власній компетентності. Тут вам стануть у пригоді матеріали, які ви заготували в ролі маркетолога. Окрім цього, вам доведеться оперативно відповідати клієнтам, а також пропонувати шляхи розв’язання їхніх проблем.
• Як бухгалтер, ви маєте виставляти рахунки клієнтам, слідкувати за своєчасністю сплати, фіксувати всі платежі, «вибивати» борги з несумлінних платників, якщо такі у вас будуть.
• Як директору, вам доведеться аналізувати результати своєї діяльності, планувати майбутні дії та визначати напрямки роботи маркетолога й продавця. А ще — контролювати дисципліну виконавця.
• Як виконавець, ви зобов’язані якісно виконувати свою роботу. Інакше решті ваших іпостасей не буде чого робити.

Таким чином, фриланс — це бізнес, а бізнес потребує чіткої системи та обліку. А для цього потрібні інструменти.

Які інструменти?

Рівень 1 — тримати все в голові

Усю необхідну інформацію теоретично можна тримати в голові. Наприклад, пам’ятати, що потрібно написати статтю в блог, надіслати пропозицію про співробітництво в три компанії, а інвойс — п’яти клієнтам, не забути про термін проміжної здачі поточного замовлення, а ще розібратися з неплатником і знайти файл місячної давності, який просить клієнт...

Але нічого не пропустити в такому режимі буде складно. Та й мозок краще застосовувати до основної роботи — навіщо навантажувати його тим, що легко автоматизувати?

Рівень 2 — таблиці, папки, пошта, планувальники

Можна записувати всі замовлення у файл Excel або Google Документи, файли зберігати в самостійно придуманій структурі, дедлайни фіксувати в планувальнику, а інвойси створювати у Word і вносити терміни й дані про сплату в окрему таблицю.

Проблема в тому, що знадобиться чимала самодисципліна. Лад у такій системі доведеться підтримувати вручну: для кожного завдання вести окремий файл, не забувати заносити записи в таблицю та копіювати файли в правильні папки. Складання звітів за такого підходу ускладнюється.

Рівень 3 — спеціалізована система для фрилансерів

Існує безліч систем, які дають змогу об’єднати й упорядкувати всі аспекти професійної діяльності фрилансера. Деякі з них розроблено спеціально для перекладачів, наприклад Plunet, XTRF, TO3000, TranslationProjex, QuaHill, Protemos.

Кожна з цих систем має свої переваги й недоліки. Ви можете вивчити їхню вартість і функціонал та вибрати будь-яку собі до вподоби. Ми ж зупинимося на безкоштовному й простому рішенні — Protemos.

Функції

Protemos — це онлайновий сервіс (SaaS), який розроблено спеціально для перекладацьких компаній і перекладачів-фрилансерів.

Систему було випущено на ринок у травні 2016 року у двох варіантах — для бюро перекладів і для фрилансерів, причому для останніх розробники вирішили надавати її безкоштовно.

Отже, система дає змогу:

• Швидко створити обліковий запис. Для цього не потрібно інсталювати жодних програм, звертатися до служби підтримки чи платити за ліцензію. Щоб розпочати роботу, достатньо заповнити стандартні поля — на це ви витратите щонайбільше п’ять хвилин.

• Зберігати дані про клієнтів (як потенційних, так і фактичних) з контактами, цінами та умовами сплати для кожного з них.
• Створювати проєкти на основі реальних і потенційних замовлень, указувати, від яких клієнтів вони надійшли, яка вартість роботи й термін виконання.
• Зберігати файли, пов’язані з проєктом.
• Автоматично генерувати оферти та інвойси, надсилати їх клієнтам безпосередньо із системи.
• Фіксувати платежі від клієнтів і в будь-яку мить знати, скільки хто з них завинив вам і чи немає прострочених рахунків.
• Автоматично генерувати статистику по клієнтах і замовленнях: як змінювався ваш заробіток із кожним місяцем, які клієнти є найприбутковішими, яка динаміка виставлення рахунків і сплати тощо.
• Експортувати всі таблиці в Excel і обробляти їх за потреби.

Використовуючи цю систему, ви впорядкуєте свою діяльність і звільните купу часу для перекладів. А ще підвищите ефективність роботи «внутрішніх спеціалістів» — маркетолога, продавця, бухгалтера й директора. Вони будуть вам вдячні. Ваш бізнес припинить бути «чорною скринькою», у якій навіть вам складно розібратися.

Нагадуємо: для фрилансерів ця система є безкоштовною. Якщо ви досягнете такого рівня, на якому розпочнете залучати до виконання своїх замовлень колег і видавати їм завдання, то ви легко зможете оновити систему до версії Enterprise, призначену для бюро.

Окрім цього, зараз розробники збирають відгуки користувачів, щоб Protemos якомога більше відповідав вашим очікуванням. Вони будуть раді всім запропонованим ідеям.

Детальніше про Protemos ви зможете дізнатися на сайті www.protemos.com, а також на сторінці Facebook: https://www.facebook.com/protemos. До того ж, ви можете подивитися відеоурок і завантажити вступну інструкцію для фрилансерів.